Впервые опубликовано в «КомпьютерПресс», №5, 2000

То, что эффективность работы отечественных предприятий и учреждений в среднем по России не высока, факт общеизвестный, однако некоторые зарубежные оценки, даже если предположить их предвзятое отношение к России, поражают. Одним из таких документов является отчет о конкурентоспособности экономики стран мира за 1999 г. (World Competitiveness Report), который приводит обобщенные оценки взглядов 4000 лидеров мирового бизнеса об эффективности работы различного рода предприятий в 59 странах мира по результатам 1999 года.

Среди прочего в этом отчете утверждается, что в среднем по России эффективность работы учреждений находится на 59 месте (из 59 возможных!), а уровень менеджмента на 58 месте, притом, что по ресурсам рабочей силы мы находимся на 25-й позиции, т.е. выше среднего для данного списка.

Ни для кого не секрет, что «в единственном экземпляре» в России могут сделать все, а организовать и эффективно управлять массовым производством почти не умеют. И сегодня для всех очевидно, что это не проблема отсталости отечественной науки, или нехватки талантов и индивидуальностей в нашем отечестве, а проблема неэффективного управления нашими учреждениями и предприятиями. Есть, конечно, исключения: существуют предприятия, которые выходят на мировой уровень по качеству менеджмента и управления, но, к сожалению, их вклад в среднестатистические данные таков, что на общие цифры они почти не влияют.

Поэтому если говорить в среднем об эффективности предприятий, занятых в сфере высшего образования, а именно наших вузов и Университетов, то картина мало отличается от других отраслей. Проблема управления – это комплексная проблема, которая не исчерпывается вопросами компьютеризации и автоматизации, однако несомненно, что одной из ее существенных составляющих является наличие единой интегрированной информационной системы для управления предприятием, когда принятие решений строится на основе полной и достоверной информации.

Характерными особенностями образовательных учреждений и в целом системы образования Российской Федерации являются многоплановость их видов деятельности, региональные отличия, индивидуальная специфика каждого образовательного учреждения в организации учебного процесса, управлении научными исследованиями, в управлении административно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью, в проведении кадровой политики, в реализации социальных программ, и т. д. Поэтому решение проблем управления образовательными учреждениями немыслимо без их полной информатизации на основе одной из современных корпоративных информационных ERP-систем и без создания инфраструктуры управления развитием образования.

Об этом, в том числе, говорится и в статье первого заместителя Министра образования Российской Федерации Г.А. Балыхина «Актуальные экономические проблемы развития системы образования Российской Федерации», опубликованной в последнем номере журнала «Поиск». В статье, в частности, идет речь о том, что основу инфраструктуры управления развитием образования должна составить отраслевая информационная среда для системы образования России, предусматривающая «единое информационное пространство системы образования на базе отраслевой информационной системы, позволяющей комплексировать в едином процессе управление персоналом, бухгалтерским учетом, экономикой и финансами, трудом и заработной платой, научными исследованиями, техническим и социальным развитием и другими аспектами работы образовательных учреждений».

В таком контексте чрезвычайно актуальной становится необходимость создания единой интегрированной информационной системы управления отечественными вузами, которая послужила бы основой для создания в ближайшем будущем единого информационного пространства системы образования Российской Федерации.

В 1996 году компания REDLAB при поддержке МГУ взялась за осуществление подобного проекта, который получил название «Университет». Впервые в рамках одного проекта была поставлена такая масштабная задача, как создание адаптируемой интегрированной системы для информационной поддержки всех видов деятельности российских высших учебных заведений. Задача по разработке системы, которая позволила бы поднять экономическую эффективность работы вуза за счет мониторинга всех финансовых, материальных и интеллектуальных ресурсов, наладить учет всех видов деятельности вуза и обеспечить его взаимодействие как с другими вузами, так и взаимодействие по вертикали министерство-вуз.

Выбор платформы

Одной из первых серьезных проблем, стоящих перед разработчиками, был выбор платформы, на которой должна строиться система. Были проведены встречи с мировыми производителями программного обеспечения в этой области, такими как SCT, DataTech, PeopleSoft, SAP, Exect, Baan, OCU, а также изучен опыт отечественных производителей аналогичных систем (АйТи, Галактика, Парус, Цефей, 1С), проведены исследования по изучению развития некоторых отечественных вузов в этом направлении, разработана информационная модель деятельности вуза. На основании анализа собранной информации в 1998 году было принято решение о создании Единой интегрированной информационной системы на базе одной из существующих и апробированных корпоративных ERP-систем. Выбор был сделан в пользу платформы SAP R/3, которая наиболее полно соответствует сформулированным требованиям к информационной системе управления образовательным учреждением, а именно: R/3 охватывает все сферы деятельности предприятия: учет основных средств, финансы, бюджетирование, кадры, расчет заработной платы. Ни одна российская система не в состоянии конкурировать с ней по степени законченности, интегрированности, масштабируемости, многофункциональности, апробированности, открытости и т.д.

Из зарубежных систем управления предприятием эта система наиболее широко распространена во всем мире; и что особенно важно – специализирована в области управления персоналом, что является одним из ключевых вопросов при создании решения в части автоматизации учебного процесса.

Из западных систем SAP R/3 – единственная, которая поддерживает полностью локализованную для России версию, включая полную и регулярную поддержку российского законодательства (что особенно важно для финансовых и бухгалтерских задач). Система установлена в десятках предприятиях РФ. Система позволяет вести бухгалтерский учет в соответствии с требованиями российского законодательства, а при необходимости составлять отчеты в соответствии с западными стандартами (например, GAAP).

Система SAP R/3 может помимо автоматизации внутривузовской деятельности служить также базой для обучения управленческих кадров на примере смоделированной специальными средствами системы корпорации. Это очень важно для отраслевых вузов, поскольку позволяет предложить на рынок дополнительную услугу для предприятий своей отрасли.

Система SAP R/3 позволяет строить вертикальное решение министерство-вуз как на федеральном, так и на региональном уровнях.

Система SAP R/3 неоднократно апробирована в качестве основы для управления зарубежными университетами. В настоящее время в образовательных учреждениях Америки, Европы и Азиатско-Тихоокеанского региона инсталлировано более 350 систем SAP. Среди университетов, использующих решения SAP, есть такие престижные университеты, как университеты Торонто, Карлсруэ, Берлинский университет (Humboldt Universitat), Университет штата Миннесота и многие другие. Для заказчиков из области высшего образования и научных исследований решения SAP представляют стратегическую деловую инфраструктуру, поддерживающую бизнес процессы и специфические организационные потребности образовательных и научных учреждений. Решения SAP позволяют им достигать значительных преимуществ и увеличивать внешнюю и внутреннюю эффективность и прозрачность деятельности университета.

Конечно, зарубежный опыт управления вузами невозможно скопировать и просто перенести его на российские учебные заведения, имеющие свою специфику. Однако, учитывая вовлечение России (особенно за последнее десятилетие) во все большее количество международных проектов и учебных программ, учитывая широкую систему зарубежных грантов, массовое обучение в России иностранных студентов, программы обмена с зарубежными вузами и университетами, можно с уверенностью сказать, что иметь информационную систему совместимую с западными аналогами весьма перспективно. Не последнюю роль в выборе системы R/3 сыграло наличие в ней модулей, ориентированных на управление бюджетными организациями, и хорошо проработанной подсистемы управления персоналом. В R/3 также имеется мощная среда разработки, основанная на языке ABAP, система поддерживает практически все современные популярные СУБД, что особенно важно для внедрения в России, где в многочисленных вузах функционируют самые разные приложения, для которых важна возможность их интеграции в общую систему.

Что касается возможностей адаптации системы R/3 к особенностям российской специфики, прежде всего нужно сказать о ее локализации. Силами разработчиков SAP система полностью локализована, причем, если говорить, например, о бухгалтерии, то все изменения российского законодательства отслеживаются и становятся доступными для пользователей. Подразделения, которые занимаются российской локализацией, находятся как в Москве, так и в штаб-квартире SAP.

Структура системы «Университет».

Система «Университет» строится следующим образом. Основу составляют специальным образом настроенные на специфику вуза модули R/3, главными из которых являются модули FI (управление финансами) и HR (Управление персоналом). Следует заметить, что возможности по расширению здесь почти безграничны – в зависимости от потребностей, можно настроить модули управления проектами, контроллинга, и другие, вплоть до маркетинга, сбыта и производственных процессов.

Принципиально, система R/3 настраивается под разные типы предприятий: производственные, государственные, учебные. Помимо типа предприятия, можно задавать более детальные настройки для конкретных видов задач. Для формирования данных настроек компания REDLAB провела широкое обследование большого количества вузов, в результате чего удалось построить бизнес-модель, на основании которой и осуществляется адаптация системы под конкретные условия. По свидетельству Генерального директора компании REDLAB Игоря Терехова, несмотря на огромное количество уже собранной и проанализированной информации, модель должна постоянно совершенствоваться за счет обследования все новых вузов и учета большого числа аспектов их деятельности. На текущий момент времени обследование вузов активно продолжается, а также ведутся работы по обследованию Министерства образования.

Рис.1. Модули системы «Университет»

Сегодня система «Университет» имеет 12 функциональных модулей, которые можно условно разбить на четыре основные группы: учебный процесс, автоматизация документооборота, управление финансами и управление персоналом.

Отдельные подсистемы настраиваются в зависимости от перечня задач, решаемых в пределах конкретного вуза. При эксплуатации программного комплекса в вузе в состав системы могут быть интегрированы уже имеющиеся разработки института, созданные как на базе R/3, так и с помощью других инструментальных средств.

Рис.2. Схема взаимодействия программного комплекса «Университет»
с существующими системами конкретного вуза

Рис.3. Наряду со стандартными модулями R/3, система имеет дополнительные модули, учитывающие специфику деятельности вуза

На основе базисной функциональности R/3 силами фирмы REDLAB разработаны дополнительные модули. Помимо модуля управления учебным процессам имеется также ряд модулей для решения специфических задач связанных с научной деятельностью университета. Разработка была сделана на основе инструментария SAP с максимальным использованием стандартных системных объектов, что позволило при сравнительно небольшом увеличении программного кода добиться высокой функциональности вновь разработанных модулей.

Учебный процесс.

В системе R/3 есть модули, разработанные для управления учебным процессом, однако анализ компании REDLAB показал, что напрямую использовать эти разработки для управления российским учебным процессом не представляется возможным, поэтому модули, связанные с управлением учебным процессом и соответственно отражающие специфику российских вузов, разрабатывались компанией REDLAB самостоятельно.

Подсистема «Учебный процесс» разработана как абстрактная модель, в которой изначально не определены конкретные виды занятий, контроля и критерии оценки знаний. Настройка для каждого вуза и для каждой формы обучения производится на основе таких объектов, как специальность, учебный план, расписание занятий, ресурсы для проведения занятий и т.д.

Терминология также может разрабатываться в соответствии со стандартами, принятыми в конкретном вузе.

В целом, внедрение подсистемы предполагает автоматизацию учебных планов, расписания занятий, контроля прохождения студентов по учебным планам, автоматизацию сбора и хранение результатов экзаменов, зачетов и т.д.

Если необходимо, система может учитывать контроль внесения платы за обучение, планирование и учет дополнительных и специальных курсов. В данной подсистеме также осуществляется расчет нагрузки преподавателей, распределение между ними обязательных и факультативных курсов, планирование распределения аудиторий и ряд смежных задач.

Рис.4. Основные разделы базисной модели подсистемы «учебный процесс»

Обобщенная модель учебного процесса вуза позволяет связать воедино все элементы учебного процесса на основании ряда допущений, которые сводятся к тому, что специальность состоит из специализаций, специализация характеризуется учебным планом, представляющим собой список учебных дисциплин с часами и видами контроля, а учебные группы привязываются к учебному плану, что служит основой для составления расписания. В свою очередь, преподаватели закреплены за кафедрами, а дисциплины – за кафедрами и за преподавателями, что позволяет взаимоувязать все вышеупомянутые элементы.

Рис.5. Обобщенная модель учебного процесса

Автоматизация документооборота.

Автоматизация документооборота является типичной функцией для предприятий различного профиля, она позволяет организовать учет документов по подразделениям и по вузу в целом, осуществлять контроль исполнения приказов, автоматизировать ведение архива документов, поиск документов и их публикацию в общих папках системы и через Web. Данная подсистема позволяет также организовать распределение документов по личным папкам пользователей и обеспечить пересылку документов.

Управление финансами.

Подсистема решает стандартные для бюджетной организации задачи, т.е. учитывает организацию ввода и хранения финансовых документов, автоматизирует формирование финансовой отчетности, планирование и учет бюджетных средств, учет основных средств организации и так далее. Помимо этого система позволяет учитывать специфику учебной организации и планировать, например, такие специфические источники поступлений финансов как гранты, позволяет осуществлять гибкую настройку учетных функций под бизнес-процессы конкретного университета.

Управление персоналом.

Данная подсистема осуществляет учет сотрудников, введение данных сотрудника, учет труда и заработной платы, а также стипендий студентов и аспирантов и ряд других учетных функций.

Автоматизированные рабочие места системы «Университет».

Минимальное количество клиентских мест, которое требуется для среднего вуза, колеблется от 20 до 30 мест. Однако это не означает, что вуз должен закупать такое количество лицензий сразу. Проект может начинаться с нескольких клиентских мест и постепенно развиваться. В принципе система рассчитана на создание как традиционных для любой организации автоматизированных рабочих мест, таких как бухгалтерия, зарплата, учет персонала, так и специфических для вуза, таких, например, как ректорат, деканат, ученый совет, кафедра, учебный процесс, научные исследования и т.д.

Приведенный список отнюдь не исчерпывает возможности системы. Каждое из приведенных в данном списке рабочих мест может быть разбито на несколько или наоборот объединено в соответствии с необходимостью и с учетом должностными обязанностями конкретных сотрудников.

Требования к оборудованию и СУБД.

Система «Университет» целиком вписывается в архитектуру «клиент-сервер». «Клиент» может быть самый простой, вплоть до PC-486. Нагрузка на «клиент» минимальная, основная нагрузка ложится на сервер, на котором работает сервер баз данных и сервер приложений. Требования к серверу сводятся к необходимости наличия большого дискового пространства и не менее 512 Мб оперативной памяти. В качестве сервера разработчик (компания REDLAB) рекомендует использовать UNIX серверы компании Sun Microsystems.

Таким образом, требования к оборудованию могут быть сформулированы в виде:

• сервер – Sun Server от 512 Мб RAM, от 20 Гб HDD;
• клиентские станции – любые PC Intel Pentium, на которых устойчиво функционирует Windows 9x или Windows NT;
• локальная сетевая среда – от 10 Мбит;
• подключение к Интернет при работе в удаленных офисах;
• оборудование для резервного копирования базы;
• СУБД: Informix, Oracle, MS SQL, DB/2, ADABAS.

Перспективы внедрения в России

Ознакомившемуся с основными возможностями системы «Университет» читателю, вероятно, любопытно услышать ответ на вопрос, который прозвучал в самом начале статьи. Каковы же перспективы внедрения данного проекта в России? С одной стороны, не секрет, что даже очевидно перспективные решения, способные реформировать устаревший процесс управления в системе высшего образования, не доходят до масштабного внедрения просто из-за отсутствия средств. С другой стороны, несомненно, что серьезные коммерческие организации, взявшиеся за подобный проект, просчитывали перспективы его внедрения и окупаемости, и имеют конкретный бизнес-план. Поэтому, чтобы уточнить ситуацию, что называется из первых рук, я встретился с генеральным директором компании REDLAB Игорем Тереховым и задал ему несколько вопросов, касающихся перспектив внедрения проекта «Университет» в России.

«Компьютер Пресс»: Ознакомившись с материалами о вашем проекте, я выяснил, что аналогичные системы на базе R/3 используется в 350 крупнейших учебных заведениях мира, таких, например, как Массачусетский Технологический Институт, Берлинский университет (Humboldt Universitat) и другие. Опять-таки, МГУ (в котором начато внедрение системы) – это тоже огромный университет, и, вероятно, для подобных организаций применение такой мощной и дорогостоящей системы как R/3 оправдано. Но если говорить о том, что ваша разработка будет использоваться как типовая для большинства российских вузов – то не кажется ли вам, что это слишком дорогое решение?

Игорь Терехов: Прежде всего, понимая, что российские вузы не в состоянии выложить суммы, исчисляемые многими сотнями и даже миллионами долларов (а столько аналогичные системы стоят на Западе), мы добились от наших партнеров специальной ценовой политики. Она позволяет, во-первых, на порядок снизить общую стоимость системы и, во-вторых, обеспечить возможность плавно наращивать систему, приобретая лицензии маленькими «партиями». Нами заключены соответствующие соглашения о целевом партнерстве SAP AG, Sun Microsystems и другими компаниями, направленные на обеспечение наиболее выгодных условий приобретения продуктов в рамках проекта.

Далее, я не считаю, что система, предлагаемая нами, дороже аналогичных отечественных систем, не говоря уже о себестоимости собственных «бесплатных» разработок, которые на деле выливаются в немыслимые затраты не столько на саму разработку, сколько на сопровождение и развитие. И это при практически полном отсутствии совместимости и перспектив интегрировать в единую систему отдельные подсистемы.

К.П.: Скажите, но ведь есть сравнительно небольшие вузы, которые не могут позволить себе затраты, которые сравнительно невелики для таких гигантов, как МГУ.

И.Т.: Действительно, наряду с крупными университетами существуют вузы меньшего масштаба, поэтому мы рассматриваем как минимум два варианта решения – для крупных и небольших вузов. Мы допускаем возможность построения системы для сравнительно небольших вузов на базе отечественных программ. Это могут быть, например, отечественные разработки, такие как БОСС. Вторая возможность удешевления системы для небольшого вуза – это возможность работы через крупный вуз или университет. В этом случае система устанавливается в крупные региональные или отраслевые университеты. Те же вузы, которые не могут себе позволить установку собственной системы, приобретают какое-то количество клиентских лицензий и пользуются информационной системой, установленной в одном из крупных центров, который в данном случае выступает как Application-Provider, имеющий на своем сервере выделенные разделы для вузов-клиентов.

К.П.: А какие управленческие системы функционируют в университетах и вузах сейчас? Как относятся вузы к собственным разработкам, стремятся ли они их менять и насколько местные решения уступают тем, которые предлагаете внедрять вы?

И.Т.: На мой взгляд, автоматизация учебных заведений находится в достаточно разобранном состоянии. В большинстве крупных университетов в некотором объеме решены вопросы бухгалтерского учета на базе таких программ, как 1С, ПАРУС, ГАЛАКТИКА и другие. Есть много собственных разработок, нацеленных на автоматизацию отдельных компонентов учебного процесса. Должен сказать, что среди них много интересных и талантливо сделанных систем, но проблема все равно остается. В 99 % процентах случаев эти системы в разных подразделениях, на разных факультетах, даже в пределах одного университета несовместимы. Разработка отдельных модулей (таких как «бухгалтерия», «кафедра», «научные исследования», «система «Абитуриент») ведется разными коллективами, на разных платформах. Основной проблемой для организации в данном случае является невозможность объединения и согласования данных различных программ в единую систему. Усложнены развитие, адаптация и поддержка системы. Такие «системы», как правило, не документированы, т.е. их нельзя назвать продуктом. При этом, большинство руководителей университетов и вузов начинают понимать, что, имея решения для отдельных подразделений, они далеки от решения вопроса комплексной автоматизации предприятий как единого целого. К счастью, я вижу существенное изменение взглядов руководителей вузов на проблему. Все реже можно слышать утверждения типа: «У нас есть система автоматизации. Мы уже работаем над ней 20 лет. Еще немного – и доделаем». Руководители все больше, на мой взгляд, отдают себе отчет не только в понимании задачи, но и в сложности и стоимости ее решения своими силами.

Еще я бы хотел обратить внимание на то, что использование в качестве ядра системы R/3 позволяет реорганизовать управление вузом, поднять его корпоративную культуру на, без преувеличения, международный уровень. Необходимо отметить, что система R/3 аккумулировала в себе более чем двадцатипятилетний опыт управления тысячами и тысячами предприятиями в разных отраслях по всему миру.

К.П.: Насколько я могу судить из вашего рассказа, проект предполагает весьма существенные инвестиции в разработку. Есть ли у вас уверенность, что затраты на разработку окупятся, а система будет внедрена в большое число российских вузов? Имеется ли поддержка проекта на уровне руководства МГУ, политики Министерства образования или, может быть, эта программа поддерживается какими-то международными организациями?

И.Т.: Во-первых, как я уже упоминал, вузы очевидно тратят не меньшие деньги на развитие и поддержку собственных имеющихся на сегодняшний день средств автоматизации. Говоря о политике министерства, надо сказать, что действительно имеется ряд международных и российских программ, нацеленных на совершенствование процесса управления учебным процессом, и мы рассчитываем, что многие вузы получат финансирование из этих источников. Что касается поддержки руководства МГУ, думаю, вы согласитесь, что без этого вряд ли состоялось бы внедрение системы на факультете вычислительной математики и кибернетики (ВМиК). В настоящее время готовится проект внедрения системы на физическом факультете МГУ.

К.П.: Какие же планы по срокам внедрения системы в МГУ?

И.Т.: На ВМиК система уже частично функционирует, мы думаем, что летнюю сессию студенты уже будут сдавать с ее использованием. Общее время на внедрение основной функциональности заняло около полугода. Думаю, что на других факультетах, с учетом полученного опыта, процесс будет идти быстрее. Говоря о факультетах МГУ как объектах для внедрения системы, следует понимать, что по своей структуре, масштабам и организации многие из факультетов Московского Университета сравнимы с университетами средних размеров. Конечно, установка и настройка системы в центральном аппарате МГУ будет иметь особую специфику, но для большинства вузов система на ВМиК, я думаю, может служить завершенным образцовым проектом.